16 ทริคเสริมความโปรด้วย Microsoft Excel

ผู้จัดการออนไลน์

       

        อีกโปรแกรมหนึ่งที่มีความจำเป็นในการทำงานนอกจาก Microsoft Word ,Power point และอื่นๆ โปรแกรม Microsoft Excel ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ใช้ในด้านการวิเคราะห์ คำนวณตัวเลข ทำบัญชี สามารถสร้างกราฟแผนภูมิได้ ซึ่งในหลายสายงานหรือคนทั่วไปต่างก็มีโอกาสใช้ ตั้งแต่เจ้าของกิจการจนถึงแม่บ้าน วันนี้ Life on Campus นำ 16 เคล็ดลับในการใช้โปรแกรม Excel จาก Lifehack สำหรับมือใหม่หรือคนที่ใช้เป็นอยู่แล้วแต่ยังไม่รู้ฟังค์ชั่นง่ายๆ เพื่อช่วยเสริมความเป็นมืออาชีพ ทีนี้พอ HR ถามก็สามารถตอบได้เต็มปากเต็มคำว่าใช้เป็น!
       

       
        ก่อนจะไปอ่านแต่ละทริค มาดูหน้าตาของโปรแกรมเสียก่อน Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่มีลักษณะที่เรียกกันว่า Spread Sheet เปรียบเสมือนหนังสือเล่มหนึ่ง โดยแต่ละหน้าก็จะประกอบด้วยช่องตาราง (Cell) ทั้งตารางแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) โดยทั้งหมดมีการเรียงกันด้วยตัวอักษร A-Z ในแนวนอน อยู่ด้านบนสุดและเรียงตัวเลขไปเรื่อยๆ ในแนวตั้ง
       
       
       แค่คลิกเดียวได้ทั้งหมด
       

        อีกทางเลือกหนึ่งในการเลือกข้อมูลทั้งหมดในหน้าหนึ่งของไฟล์ Excel นอกจากการใช้ทางลัด Ctrl + A บนคีย์บอร์ดที่ทุกคนรู้จักกันดี ก็คือการคลิกปุ่มที่อยู่ข้างตัว A และบนเลข 1 ใช้เวลาไม่ถึงวินาทีก็สามารถเลือกข้อมูลทั้งหมดได้แล้ว
       
       
       เปิดไฟล์ Excel เป็นกลุ่ม
       

        อยากเปิดไฟล์ Excel หลายไฟล์ ไม่ต้องคลิก Open ทีละไฟล์ให้เสียเวลา กดคลิกเลือกไฟล์แต่ละไฟล์เพียงแค่ครั้งเดียว แล้วก็ปุ่ม Enter ได้เลย
       
       
        สร้างเมนูทางลัดช่วยประหยัดเวลา
       

        โดยปกติแล้วบนสุดของหน้าต่างมักจะมี 3 เมนูหลัก คือ บันทึก, ยกเลิกสิ่งที่พิมพ์ และทำซ้ำการพิมพ์ ถ้าหากอยากได้มากกว่านั้น เช่น การคัดลอก (copy) และการตัด (cut) ก็ต้องเพิ่มเข้าไปเอง ซึ่งวิธีการก็ไม่ยาก เข้าไปที่ File ->Options->Quick Access Toolbar แล้วเพิ่ม Cut และ Copy ที่อยู่ทางด้านซ้ายมาไว้ด้านขวา เป็นอันเสร็จ สังเกตว่าจะมีอีก 2 เมนูเพิ่มมาในแถวบนสุด
       
       
        แทรกแถวหรือคอลัมภ์จำนวนมากเพียงคลิกเดียว
       

        หลายครั้งเวลาที่พิมพ์ข้อมูลต่างๆ ลงไปในตาราง อาจมีบางข้อมูลที่หลงลืมหรือมีข้อมูลที่อยากใส่เพิ่มเติมทีหลัง ครั้นจะให้ลบทำใหม่หมดหรือจะแทรกแถว/คอลัมถ์ทีละนิดๆ ก็เสียเวลา วิธีการแก้ก็ใช้คำสั่ง แทรก(Insert) ปกติเพียงแต่เลือกแถวหรือคอลัมภ์มากกว่าหนึ่งในตอนตั้งต้นแล้วคลิกขวา แทรก(Insert) > แทรกแถวในแผ่นงาน (Insert Sheet Rows) หรือ แทรกคอลัมน์ในแผ่นงาน (Insert Sheet Columns) เท่านี้ก็จะแถวหรือคอลัมภ์ใหม่มากกว่าหนึ่งแถว/คอลัมภ์ในครั้งเดียว
       
        ย้ายและคัดลอกข้อมูลในเซลล์แบบรวดเร็ว
       

        คลิกคลุมดำส่วนที่ต้องการย้ายทั้งหมด เลื่อนเมาท์ไปที่เส้นขอบ พยายามเลื่อนให้ลูกศรปกติกลายเป็นไอคอนลูกศรไขว้กัน จากนั้นทำการลากไปตรงที่ที่อยากวาง อย่าลืมกดปุ่ม Ctrl บทคีย์บอร์ดไว้ด้วยก่อนที่จะย้ายข้อมูล
       

       ลบแถวหรือคอลัมภ์ที่ว่างเปล่า
       

        สิ่งที่ผู้ใช้งานจะพบเจอหลายครั้งคือ การที่มีแถวหรือคอลัมภ์ว่างๆ แบบไม่มีข้อมูล ซึ่งตรงช่องว่างนี้แหละที่ส่งผลต่อการคำนวณโดยเฉพาะอย่างยิ่งการคำนวณค่าเฉลี่ย วิธีการลบแบบง่ายๆ คือ คลุมดำข้อมูลทั้งหมด กด F5 บนคีย์บอร์ด จะมีกล่องที่เขียนว่า Go to ขึ้นมา ซึ่งซ้ายล่างสุดจะมีสิ่งที่เขียนว่า Special ให้คลิกเข้าไปกดเลือก Blanks และกด OK จะเห็นได้ว่าจำนวนช่องว่างทั้งหมดได้ถูกเลือกเรียบร้อยแล้ว จากนั้นกลับไปที่หน้า Home กด Delete ได้เลย
       

       

       

       ค้นหาทันใจด้วย Wild Card
       

        หลายคนอาจจะทราบแล้วว่าการค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่อยู่หน้า excel ที่กำลังใช้งานอยู่ทำได้ด้วยการเข้าไปที่ หน้าHome -> Editing-> Find & Select -> Find → พิมพ์สิ่งที่ต้องการค้นหา หรือ กด Ctrl+F แทนเป็นทางลัดได้ แต่ในบางกรณีหากไม่มั่นใจในข้อมูลที่กำลังค้นหา เช่น รู้แค่ตัวอักษรหน้า - หลัง ทางออกที่ดีที่สุด คือ การใช้เครื่องหมาย Wild Card อันได้แก่ ? หรือ *
       
        หากเปรียบเทียบกับการเล่นไพ่ Wild Card ก็คือตัวโจ๊กเกอร์ที่สามารถแทนอะไรก็ได้ในวงไพ่ ดังนั้น Wild Card ใน Excel จึงสามารถแทนตัวอักษรอะไรก็ได้เช่นกัน โดยเครื่องหมาย ? แทนตัวอักษร 1 ตัว ส่วน * แทนตัวอักษรกี่ตัวก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น j**t ก็จะแสดงคำทุกคำที่ขึ้นต้นด้วยตัว j ลงท้ายด้วย t นอกจากนี้ถ้าหากอยากหาคำที่มีเครื่องหมายคำถามหรือ * จริงให้ใส่เครื่องหมาย ~ นำหน้าอักษรนั้นแทน
       
       สร้างชื่อรายการให้ไม่ซ้ำกันในคอลัมภ์
       

        หนึ่งในคำถามที่พบบ่อย คือ ในหนึ่งคอลัมภ์มีเป็นพันข้อมูลซึ่งโดยส่วนใหญ่มักเป็นข้อมูลที่ซ้ำกัน ทำอย่างไรถึงจะสร้างข้อมูลที่ซ้ำเหล่านั้นให้กลายเป็นข้อมูลเดียวได้ วิธีการง่ายมาก คลิกไปที่คอลัมภ์ที่ต้องการ ไปหน้า Data → Advanced ก็จะมีหน้าต่างโชว์ขึ้นมา กด copy to another location และติ๊กถูกตรง Unique records only ดังรูป กดตกลง เป็นอันเสร็จ จากข้อมูลนับร้อยที่ซ้ำกันก็จะกลายเป็นข้อมูลเดียว
       

       สร้างข้อจำกัดด้วยการใช้ฟังค์ชั่น Data Validation
       

        ในบางครั้งเพื่อรักษาความถูกต้องและแม่นยำของข้อมูล จำเป็นจะต้องสร้างข้อจำกัดในการกรอกข้อมูลเข้าไป เช่น ทำเซอร์เวย์มาซึ่งกลุ่มเป้าหมายควรอยู่ในช่วงอายุระหว่าง 18 - 60 ปี เพื่อป้องกันการใส่ข้อมูลช่วงอายุผิดต่ำกว่า 18 หรือมากกว่า 60 ให้เข้าไปที่ Data->Data Validation->Setting เปลี่ยนตรง Allow ให้เป็น Whole number (เอกสารทั้งหมด) ติ๊กถูกที่ Ignore blank กรอกช่วงอายุต่ำสุด - สูงสุด คลิกโอเค เมื่อลองมากรอกข้อมูลในคอลัมภ์จะพบว่าข้อมูลที่เป็นตัวเลขเกิน 60 จะมีแจ้งเตือนขึ้นมาดังรูป ซึ่งสิ่งนี้เป็นการช่วยให้รู้ข้อผิดพลาดได้เร็ว
       

       Ctrl + Arrow Button
       

        เป็นคีย์ลัดที่ช่วยให้น้องๆ สามารถเคลื่อนย้ายไปได้ทั่วทุกส่วนในชีทแบบรวดเร็ว โดยจะกดปุ่ม Ctrl ที่อยู่ใต้ Shift พร้อมกับลูกศรซ้าย ขวา บน ล่าง บนคีย์บอร์ด ไม่ต้องใช้เมาท์ให้เสียเวลา
       
        
       เปลี่ยนการแสดงผลจากแถวเป็นคอลัมภ์
       

        ด้วยความที่ข้อมูลเยอะขนาดนี้ สิ่งสุดท้ายที่ทุกคนอยากทำคือกาารพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด แต่จะทำอย่างไรหากอย่างเปลี่ยนการแสดงผลจากข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบแถวให้กลายเป็นคอลัมภ์ วิธีการที่แสนง่าย คือ ใช้ปุ่ม Paste หรือวาง ที่รู้จักกันดีนั่นแหละ copy หรือ บริเวณที่ต้องการเปลี่ยน เลื่อนลูกศรไปที่ว่าง จากนั้นเข้าหน้า Home → Paste → Transpose ก็จะได้ข้อมูลออกมาดังรูป
       
       การซ่อนแถวและคอลัมภ์
       

        กรณีที่ข้อมูลมีจำนวนแถวและคอลัมน์เยอะๆ แต่ต้องการกรองดูข้อมูลเฉพาะส่วนหรือจัดการง่ายๆ คำสั่งนี้จึงมีประโยชน์มาก ปกติแค่ใช้เมาส์คลิ๊กตรงชื่อแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วคลิ๊กขวาจะมีคำสั่ง ซ่อน ให้เลือกใช้งาน กรณีที่ต้องการซ่อนหลายคอลัมน์ หลายแถวก็ลากคลุม แต่วิธีการแบบนี้จะทำให้หาข้อมูลที่ซ่อนในภายหลังยากมาก ดังนั้นแนะนำให้ซ๋อนโดยการ เข้าหน้า Home->Font->Open Format Cells->Number Tab->Custom->Type ;;; -> คลิก OK จะเห็นได้ว่าข้อมูลหายไปทั้งหมดแต่ชื่อแถวหรือคอลัมภ์ยังคงอยู่ เมื่อกดไปที่ว่างตรงนั้น ข้อมูลก็ยังแสดงขึ้นมาให้เห็นข้างบน
       
        
       เปลี่ยนรูปแบบข้อความ
       

        ในที่นี้หมายถึง การทำให้ข้อความที่เลือกเป็นตัวใหญ่ ตัวเล็ก หรือคำขึ้นต้นเป็นตัวใหญ่ ในภาษาอังกฤษ ท่องจำคำว่า UPPER, LOWER และ PROPER ไว้ กรอกคำพวกนี้ลงไปในช่องว่างตามด้วยตำแหน่งคำที่ต้องการปรับเปรียนกด Enter แล้วจะพบว่าข้อความมีการเปลี่ยนรูปแบบไปตามที่ต้องการ
       

       การใส่ข้อมูลตัวเลขที่มีเลขศูนย์นำหน้า
       

        สำหรับ Excel ปัญหาที่พบคือ เวลาที่ใส่ข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วย 0 เลข 0 มักจะหายไป เช่น 000123 ถ้ากรอกไปตามปกติ หลังจากกด enter จะเหลือแค่ 123 วิธีแก้คือ ใส่เครื่องหมาย ' หรือที่เรียกว่า อัญประกาศ หรือ Single Quote ก็เครื่องหมายคำพูดนั่นแหละ ใส่ลงไปหน้าตัวเลข 0 เท่านี้ผลลัพธ์ที่ออกมาก็จะกลายเป็น 000123
       
       คลิกเดียวเพิ่มการดูค่าสถานะข้อมูล
       

        โดยทั่วไปล่างสุดขวามือของชีท Excel ที่เปิดอยู่ หากคลิกคลุมดำข้อมูลก็จะพบข้อมูลตัวเลขที่ต้องการทราบ เช่น ค่าเฉลี่ย ผลรวม จำนวนข้อมูล หากอยากรู้มากกว่านี้ วิธีการก็คือ เลื่อนลูกศรไปที่แถบบริเวณดังกล่าว คลิกขวา จะมีตัวชอยส์ขึ้นมาให้เลือกเยอะมาก อยากรู้ค่าอันไหนเพิ่มเติมก็ติ๊กเครื่องหมายถูกไป แล้วจะปรากฏที่แถบเดียวกันกับข้อมูลพื้นฐานตอนแรก
       

       

       เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน
       

        สังเกตได้ว่าซ้ายมือมุมล่างสุดของหน้าต่างจะมี แผ่นงาน 1 แผ่นงาน 2 แผ่นงาน 3 และแผ่นงาน 4 (Sheet) หลายคนอาจจะเลือกเปลี่ยนด้วยวิธีการคลิกขวาที่คำนั้นๆ เลือก Rename แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่ง่ายและเร็วกว่านั่นคือ เลื่อนลูกศรไปตรงที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ กด Double click เป็นอันเสร็จ
       
       ขอบคุณที่มาและภาพประกอบ
       www.youtube.com/watch?v=A7GCEwFl128
        www.youtube.com/watch?v=n_VoUD47gDs
       www.officetutes.com/20-tricks-shortcuts-that-can-make-anyone-an-excel-expert/
       www.lifehack.org/articles/technology/20-excel-spreadsheet-secrets-youll-never-know-you-dont-read-this.html
       www.foroxinnovacion.com
        
       
       

ข่าวยอดนิยม

ข่าววันนี้